Unterschiede

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--- howto:startweplanung [2022/03/24 10:00] – nschmitz
+++ howto:startweplanung [2025/11/12 12:43] (aktuell) – niklas
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 ==== tl;dr ====
-Früh genug anfangen, Tutoren für die Fahrt zu finden und Zuständige für die einzelnen Punkte zu bestimmen. Die einzelnen Teilplanungen sollten rechtzeitig fertig sein.
+Früh genug anfangen, Tutoren für die Fahrt zu finden und Zuständige für die einzelnen Punkte zu bestimmen. Die einzelnen Teilplanungen sollten rechtzeitig fertig sein. Eine Checkliste findest du [[startwecheckliste|hier]].
 ===== Planung =====
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 ==== Budget ====
-Als Zuschuss bekommen wir vom AStA XX€ pro Person und Tag bis maximal XXXX€. Dafür müssen eine Anwesenheitsliste geführt (mit Unterschriften der Teilnehmer, Tutoren gehören auch dazu) und sämtliche Belege aufbewahrt werden! Der Rest der Kosten wird mit den Teilnahmebeträgen gedeckt; überlegt werden sollte, ob Tutoren auch zumindest einen ermäßigten Beitrag zahlen sollen. Die exemplarische, vollständige Kostenaufstellung der Fahrt im März 2022 befindet sich hier.
+Als Zuschuss bekommen wir vom AStA XX€ pro Person und Tag bis maximal XXXX€. Dafür müssen eine Anwesenheitsliste geführt (mit Unterschriften der Teilnehmer, Tutor(inn)en gehören auch dazu) und sämtliche Belege müssen aufbewahrt werden! Der Rest der Kosten wird mit den Teilnahmebeträgen gedeckt; überlegt werden sollte, ob Tutor(inn)en auch zumindest einen ermäßigten Beitrag zahlen sollen. Die exemplarische, vollständige Kostenaufstellung der Fahrt im März 2022 befindet sich [[|hier]] (TODO).
+**WICHTIG:** Unbedingt spätestens **8 Wochen** vor der Fahrt den Antrag auf Kostenerstattung beim AStA einreichen. Danach ist nur noch eine Erstattung innerhalb des Kostenrahmens möglich. Genaueres siehe §8 in der aktuellen [[https://verkuendungsblatt.uni-bielefeld.de/4/9/P000213716.pdf|Reisekostenordnung]]. Der Antrag wird als Freitext per Mail an [[finanzen@asta-bielefeld.de]] gesendet.
 ==== Tutoren ====
-Hier haben sich 15 bis 20 motivierte Fachschaftler bzw. fachschaftsnahe Menschen als passend erwiesen. Die entsprechenden Personen werden am besten direkt in eine StART-Orga Element-Gruppe hinzugefügt und im Wikieintrag für die jeweilige Fahrt notiert, um den Überblick zu behalten. Macht den mithelfenden Tutoren direkt am Anfang klar, was von ihnen Erwartet wird; so wird Missverständnissen vorgebeugt. Jeder sollte auf jeden Fall Spaß haben, allerdings sind wir Tutoren für die Teilnehmer "da" und sollten dahingehend ein paar Dinge beachten (z.B. kommen alle Tutoren zum Frühstück).
+Hier haben sich je nach Anzahl der Teilnehmenden 10 bis 20 motivierte Fachschaftler bzw. fachschaftsnahe Menschen als passend erwiesen (20 bei 60 Teilnehmenden). Die entsprechenden Personen werden am besten direkt in eine StART-Orga Element-Gruppe hinzugefügt und im Wikieintrag für die jeweilige Fahrt notiert, um den Überblick zu behalten. Macht den mithelfenden Tutoren direkt am Anfang klar, was von ihnen erwartet wird; so wird Missverständnissen vorgebeugt. Jeder sollte auf jeden Fall Spaß haben, allerdings sind wir Tutoren für die Teilnehmenden "da" und sollten dahingehend ein paar Dinge beachten (z.B. kommen alle Tutor(inn)en zum Frühstück).
 ==== Zeitplan erstellen ====
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 === Beispiel-Zeitplan ===
 == Freitag ==
+  * 13:00 Ein Tutorenteam fährt voraus (~14 Uhr Ankunft).
+    * Schlüsselübergabe (komplette Tour durchs Kloster inklusive, dauert)
+    * Zettel für Zimmer ankleben (Teilnehmendenzimmer + Tutor(inn)enzimmer + Kreppband(!))
+    * Einmal "kurz" in der Küche saubermachen, vor allem die Pfanne.
+    * Bierzeltgarnitur aufbauen
+      * Einen Langen Tisch im langen Flur mit den Teilnehmendenzimmer
   * 14:30 s.t. Uhr Treffen am Cebitec - Parkplatz
     * Anfahrtspläne ausdrucken
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   * 18 Uhr Begrüssungsrede im Teppichraum
     * Hausordnung
+    * Code of Conduct
     * Koch/Spülpläne
     * NICHT den roten Knopf drücken
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-Abfahrtszeit und Abreise müssen ggf. variiert werden! Achtet am besten darauf, dass die Tage nicht zu vollgestopft sind. Hier eine Liste mit möglichen Programmpunkten:
+Abfahrtszeit und Abreise müssen ggf. variiert werden! Achtet am besten darauf, dass die Tage nicht zu vollgestopft sind. Hier eine Liste mit Programmpunkten:
-=== Mögliche Programmpunkte ===
+==== Programmpunkte ====
-== Mörderspiel ==
+=== Begrüßung ===
-Wird bei der Begrüßung erklärt und läuft die gesamte Fahrt im Hintergrund. Eine Anleitung für das Mörderspiel befindet sich [[https://wiki.kif.rocks/wiki/M%C3%B6rderspiel|hier]]. Das Spiel benötigt einen Verantwortlichen, der sich die gesamte Fahrt darum kümmert und es im vorhinein anhand der Teilnehmerliste vorbereitet. Ein dafür sehr zu empfehlendes Tool befindet sich [[http://moerder.andaka.org/start|hier]]. Unbedingt daran denken, die Regeln und ein bis zwei "Mordfreie Zone"-Schilder auszudrucken und mitzunehmen. Eins der Schilder wird am besten an der Küchentür befestigt, sodass das Kochen in einer deutlich entspannteren Atmosphäre ablaufen kann :) .
+Checkliste für die Begrüßung:
+  * Hausordung (ausdrucken)
+  * Code of Conduct (ausdrucken)
+  * Koch/Spülplan (ausdrucken)
+  * Mörderspiel (vorbereiten, s.u.)
+  * Kennenlernspiele (z.B. Kennenlernbingo, ausdrucken + Stifte mitnehmen!)
+  * Anwesenheitsliste (ausdrucken)
-== Genähse ==
+=== Mörderspiel ===
+Wird bei der Begrüßung erklärt und läuft die gesamte Fahrt im Hintergrund. Eine Anleitung für das Mörderspiel befindet sich [[https://wiki.kif.rocks/wiki/M%C3%B6rderspiel|im Wiki der KIF]]. Das Spiel benötigt eine verantwortliche Person, die sich die gesamte Fahrt darum kümmert und es im Vorhinein anhand der Teilnehmendenliste vorbereitet. Ein dafür sehr zu empfehlendes Tool befindet sich [[http://moerder.andaka.org/start|hier]]. Unbedingt daran denken, die Regeln, ausreichend "I'm Alive"-Buttons und ein bis zwei "Mordfreie Zone"-Schilder auszudrucken und mitzunehmen. Eins der Schilder wird am besten an der Küchentür befestigt, sodass das Kochen in einer entspannten Atmosphäre ablaufen kann :) .
+=== Genähse ===
 Mini-Metas! Das Material dafür befindet sich in drei beschrifteten Kisten auf T7. Checkliste für den Inhalt der Kisten:
   * Stoff
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   * Milchreis (Füllung)
   * Wackelaugen
+Für das Genähse werden am besten zwei Tutor(inn)en eingeplant, die sowohl im Vorhinein das Material sichten und bei Bedarf ergänzen als auch den Programmpunkt im Kloster anleiten und betreuen.
+=== Gesellschaftsspiele ===
+Das Spiele-Regal in der Fachschaft wird vor der Fahrt geplündert, der Inhalt in Taschen verpackt und mitgenommen. Private Spiele sind auch gern gesehene Gäste.
+=== Nachtwanderung ===
+Ein bis zwei motivierte Menschen überlegen sich hierfür eine Route bereits **vor** der Fahrt und gehen diese dann nach der Ankunft im Kloster einmal ab. Feel free bei der kreativen Erweiterung :) .
+==== Aufgabenverteilung ====
+Damit die Fahrt auch reibungslos funktioniert, werden die Aufgaben beim Planungstreffen gleichmäßig auf die Tutor(inn)en aufgeteilt:
+  * Hauptverantwortliche (2 Tutor(inn)en)
+  * Schlüsselübernahme (1 Tutor*in)
+  * Bulli organisieren (1 Tutor*in)
+  * Essensplanung (2-3 Tutor(inn)en)
+  * Einkaufen (3 Tutor(inn)en)
+  * Mörderspiel (1 Tutor*in)
+  * Begrüßung, "Rede" (1 Tutor*in)
+  * Begrüßung, Präsentation der Hausordnung (1 Tutor*in)
+  * Begrüßung, Anwesenheitsliste ausfüllen lassen (1 Tutor*in)
+  * Begrüßung, Kennenlernspiel(e) (1-2 Tutor(inn)en)
+  * Brötchen holen (je Tag 1 Tutor*in)
+  * Genähse (2 Tutor(inn)en)
+  * Nachtwanderung (2 Tutor(inn)en)
+  * Kasse des Vertrauens (Kiosk, 1 Tutor*in (der Finanzmensch))
+  * Tutor(inn)en, die mit dem Zug fahrenden Personen auf jeden Fall begleiten (approx. 3 Tutor(inn)en)